Kısa cevap
İndirilecek KDV listesi, iade hakkı doğuran işlemin beyan edildiği dönemde indirim konusu yapılan KDV'nin dayanağı olan alış belgelerinin, her satıra bir belge gelecek şekilde İnternet Vergi Dairesi'ne gönderilen dökümüdür. Liste toplamı beyannamedeki bu döneme ait indirilecek KDV ile uyumlu olmalıdır; neredeyse bütün KDV iade türlerinde istenir.
İndirilecek KDV listesi ne için kullanılır?
KDV iadesinde vergi dairesinin ilk sorusu şudur: iade dönemindeki indirimler gerçek mi? İndirilecek KDV listesi bu sorunun cevabıdır. Liste, beyannamedeki "Bu Döneme Ait İndirilecek KDV" tutarının hangi belgelerden oluştuğunu belge bazında gösterir. KDVİRA sistemi, alış yapılan mükellefler hakkında olumsuz rapor veya tespit bulunup bulunmadığını bu liste üzerinden sorgular.
Tebliğ, listenin doldurulmasında şu üç kurala özellikle dikkat çeker:
- Gider belgesi kabul edilen perakende satış fişi ve yazar kasa fişleri listeye dâhil edilir; gider belgesi sayılmayan harcamaların KDV'si indirilemeyeceği için listeye alınmaz.
- Fatura düzenleme limitinin altında kalsa dahi her belge ayrı ayrı kaydedilir.
- Aynı mükelleften yapılan alımlar belge bazında ayrı ayrı girilir; satıcı bazında toplanmaz.
Hangi iade türlerinde istenir?
Mal ve hizmet ihracatı, ihraç kayıtlı teslimler, kısmi tevkifat ve indirimli oran iadeleri başta olmak üzere hemen her iade türünde istenir. Aynı dönemde birden fazla işlem türünden (örneğin Kanunun 11, 13 ve 29. maddeleri) iade talebi varsa liste bir kez verilir, her işlem için ayrı liste aranmaz.
İndirimli oran iadelerinde birleşik liste
Yılı içinde aylık mahsup (406) taleplerinde, iadenin istendiği ilk ayda takvim yılı başından o aya kadar olan indirilecek KDV listeleri tek liste hâlinde gönderilir. Yıllık iade (439) taleplerinde ise önceki yılın tüm dönemlerine ait indirilecek KDV listeleri tek liste olarak, iadenin istendiği ayda sisteme aktarılır.
İndirilecek KDV listesinin kolonları
İnternet Vergi Dairesi örnek dosyasındaki başlıklar ve kılavuzdaki açıklamalara göre:
| # | Kolon | Nasıl doldurulur? |
|---|---|---|
| 1 | Sıra No | Satır numarası |
| 2 | Alış Faturasının Tarihi | GG.AA.YYYY |
| 3 | Alış Faturasının Serisi | Bitişik (A5); e-belge ve yazar kasa fişinde boş |
| 4 | Alış Faturasının Sıra No'su | e-belgede 16 karakter; diğerlerinde en fazla 12 karakter |
| 5 | Satıcının Adı-Soyadı / Unvanı | Gerçek kişide ad-soyad, tüzel kişide unvan |
| 6 | Satıcının VKN / TCKN | 10 haneli VKN veya 11 haneli TCKN; özel kodlar aşağıda |
| 7 | Alınan Mal ve/veya Hizmetin Cinsi | Ana başlıklar, virgülle |
| 8 | Alınan Mal ve/veya Hizmetin Miktarı | Birimiyle (ör. 120 KG) |
| 9 | KDV Hariç Tutar | Belgenin toplam matrahı, TL |
| 10 | KDV'si | Belgenin toplam KDV'si, TL |
| 11 | Tevkifatlı Faturanın Tevkifata Tabi Olmayan ve Bu Dönemde İndirilen KDV Tutarı | 2024/06 ve sonrası; yalnız tevkifatlı faturalarda |
| 12 | 2 Nolu Beyannamede Ödenen KDV Tutarı | 2024/06 ve sonrası; yalnız tevkifatlı faturalarda |
| 13 | Toplam İndirilen KDV Tutarı | Tevkifatlıda 11+12; tevkifatsızda belgenin KDV'si |
| 14 | GGB Tescil No'su (Alış İthalat İse) | İthalatta gümrük giriş beyannamesi numarası |
| 15 | Belgenin İndirim Hakkının Kullanıldığı KDV Dönemi | YYYYAA |
Bu kolonları GİB sırasıyla içeren boş bir çalışma dosyasını sayfanın sonundan indirebilirsiniz.
Fatura tarihi nasıl yazılır?
Tarih GG.AA.YYYY biçiminde yazılır. İade döneminden önceki bir tarihte düzenlenmiş, ancak iade döneminde kayda alınmış bir fatura listeye girecekse faturanın tarihi değiştirilmez; hangi dönemde indirildiği son kolonda ("Belgenin İndirim Hakkının Kullanıldığı KDV Dönemi") gösterilir.
Örnek
30.05.2026 tarihli fatura muhasebe kayıtlarına 2026/06 döneminde alındıysa, 2026/06 listesinde tarih 30.05.2026 olarak kalır, son kolona 202606 yazılır.
Tarihi iade dönemine çekmek, KDVİRA'da belge bilgisinin karşı tarafın kayıtlarıyla eşleşmemesine yol açar.
Belge numarası nasıl yazılır?
- Seri: Harf ve rakam arasında boşluk veya işaret bırakılmaz:
A-5,A 5,A/5→A5. e-fatura, e-arşiv gibi e-belgelerde ve ödeme kaydedici cihaz fişlerinde seri alanı olmadığından boş bırakılır. - Sıra numarası: GİB kılavuzunun Mart 2025 sürümüne göre e-belgelerde numara 16 karakter olarak, baştaki
sıfırlar dahil yazılır (ör.
ABC2026000001234). e-belge olmayan belgelerde en fazla 12 karakter girilebilir. - Nakilli faturalar: Mal veya hizmet çok olduğu için sonraki sayfalara nakledilen faturada, toplamın bulunduğu son belgenin sıra numarası yazılır.
Önceki kılavuz sürümleri
GİB kılavuzunun 2023 sürümünde e-belge numarası sıfırla başlıyorsa baştaki sıfırların yazılmaması istenmekteydi. 2025 sürümünde e-belge numarasının 16 karakter olarak baştaki sıfırlarla birlikte girilmesi istenmektedir. Liste hazırlarken İVD'deki güncel kılavuz ve örnek dosya esas alınmalıdır.
VKN / TCKN nasıl girilir?
Satıcının 10 haneli vergi kimlik numarası yazılır; satıcı gerçek kişiyse 11 haneli TC kimlik numarası da yazılabilir. Kılavuzda iki özel kod tanımlanmıştır:
| Kod | Ne zaman kullanılır? | Kullanılmaması gereken yer |
|---|---|---|
| 1111111111 | Alış ithalatsa (satıcı yurt dışında veya serbest bölgede) ya da KDV tam tevkifat kapsamında alıcı tarafından 2 No.lu beyannameyle beyan edilip ödenmişse | Yazar kasa ve perakende satış fişleri |
| 3333333333 | Kayıtları muhasebe fişleriyle yürüten işletmelerde, muhasebe fişine kayıtlı yazar kasa/perakende satış fişleri tek tek yerine muhasebe fişi olarak yazılıyorsa | Faturalar (her fatura ayrı yazılır); yüklenilen KDV listesi |
%5 sınırı
3333333333 ile girilen muhasebe fişlerine kayıtlı belgelerin toplam KDV'si, indirilecek KDV listesinin toplam KDV tutarının %5'ini aşamaz. Bu fişlerden herhangi biri yüklenime konu olacaksa, hem yüklenilen KDV listesinde hem de indirilecek KDV listesinde bu belgeler tek tek yazılmalıdır.
Excel'de VKN kolonunun metin biçiminde olması, başı sıfırla başlayan numaraların kısalmasını önler. VKN'nin matematiksel doğruluğunu VKN/TCKN kontrol aracımızla deneyebilirsiniz; bu kontrol numaranın gerçek bir mükellefe ait olduğunu göstermez.
Matrah ve KDV nasıl girilir?
- KDV hariç tutar: Belgedeki mal ve hizmetler farklı KDV oranlarına tabi olsa bile belge bölünmez; matrahların toplamı tek satırda yazılır.
- KDV'si: Farklı oranlardan hesaplanan KDV'ler toplanarak belgenin toplam KDV'si yazılır.
Farklı oranlı kalemler tek satırda
Bir faturada %10 oranlı 1.000 TL ve %20 oranlı 2.000 TL tutarında iki kalem var. Listeye tek satır girilir: KDV hariç tutar 3.000,00; KDV 500,00 (100 + 400).
Kılavuzdaki örnekler 2023 öncesi oranlarla (%8 ve %18) verilmiştir; güncel oranlar %1 ve %10 ile genel oran %20'dir. Kural değişmemiştir.
Gider kısıtlaması olan faturalar
7194 sayılı Kanun'un 13 ve 14. maddeleri kapsamındaki giderlere ait faturalarda matrah alanına fatura matrahının tamamı, KDV alanına ise kanunla sınırlanan tutara isabet eden KDV yazılır (kılavuz notu).
İthalat faturaları nasıl değerlendirilir?
İthalatta satıcı yurt dışında olduğu için:
- VKN alanına 1111111111 yazılır,
- KDV alanına faturadaki değil, gümrük makbuzunda veya banka dekontunda gösterilen KDV yazılır,
- GGB Tescil No alanına gümrük giriş beyannamesinin tescil numarası yazılır.
Yurt dışından hizmet alımında gümrük giriş beyannamesi olmadığından GGB alanı boş bırakılır; 2 No.lu beyanname ile ödenen KDV, tam tevkifat satırı olarak 1111111111 koduyla yazılır.
Tevkifatlı alış faturaları (2024/06 ve sonrası)
Ocak 2024'ten itibaren sorumlu sıfatıyla beyan edilen KDV, ödenmiş olması şartıyla indirilebilir (7491 sayılı Kanun ile KDV Kanunu 29/1'de yapılan değişiklik). İVD'deki indirilecek KDV listesi de 2024/06 iade döneminden itibaren bu nedenle üç ek kolonla gönderilir:
| Kolon | Tevkifatlı faturada | Tevkifatsız faturada |
|---|---|---|
| Tevkifata tabi olmayan ve bu dönemde indirilen KDV | Satıcıya ödenen (tevkif edilmeyen) KDV; aynı faturadaki tevkifatsız kalemlerin KDV'si de buraya eklenir | Boş |
| 2 Nolu beyannamede ödenen KDV | Alıcının sorumlu sıfatıyla beyan edip ödediği kısım | Boş |
| Toplam indirilen KDV | İlk iki kolonun toplamı; belgenin KDV'sini aşamaz | Belgenin KDV'si |
Kılavuzdaki örnekten uyarlanmıştır
Matrahı 1.000 TL, KDV'si 200 TL, 5/10 tevkifata tabi bir fatura. Satıcıya ödenen KDV 100 TL; tevkif edilen 100 TL'nin bu dönemde 2 No.lu beyannameyle ödenen kısmı 40 TL. Listeye: KDV hariç 1.000 · KDV'si 200 · tevkifatsız indirilen 100 · 2 No.lu ödenen 40 · toplam indirilen 140. Henüz ödenmeyen 60 TL, ödendiği dönemin indirilecek KDV listesinde indirime konu edilir. Fatura birden fazla ayda indirime konu olacaksa matrah ve KDV her ayda bölünmeden aynı yazılır.
GİB formatında dikkat edilmesi gereken alanlar
- Her satıra bir belge; tamamen boş satır bırakılmaz (İVD boş satırda okumayı durdurur).
- Veri B5 hücresinden başlar; yalnız ilk çalışma sayfası okunur.
- Dönem alanı YYYYAA, boşluksuz (
202608). - Tutar alanlarında para birimi, metin veya formül bırakılmaz; yalnız sayı.
- VKN kolonu metin biçiminde; 10 veya 11 hane.
Excel yüklerken ve kontrol raporunda görülen yaygın hatalar
Aynı faturanın tekrarlanması (mükerrer kayıt)
Aynı satıcıya ait aynı seri-sıra numaralı belge iki satırda yer alırsa hem liste toplamı beyannameyi aşar hem de yüklenim eşleştirmesi bozulur. Genellikle e-fatura XML'i ile muhavin dökümünün birlikte aktarılmasından veya düzeltme faturalarının ayrı satır açılmasından kaynaklanır. Çözüm: VKN + seri + sıra no birleşimine göre tekrar kontrolü.
VKN problemi
Excel'in sayı biçimi başı sıfırla başlayan numarayı kısaltır, TCKN'yi bilimsel gösterime (1,23E+10) çevirebilir. Unvan doğru ama VKN yanlışsa KDVİRA alış yapılan mükellefi farklı biri olarak sorgular. Çözüm: kolonu metin biçimine alın, uzunluğu 10/11 hane olarak doğrulayın.
Tarih formatı problemi
Tarihin 2026-08-03 veya 3.8.26 gibi yazılması, ya da Excel'in tarihi sayıya çevirmesi. Çözüm: GG.AA.YYYY.
Belge numarası problemi
e-belge numarasının 16 karakterden eksik girilmesi, seri alanına e-belge ön ekinin yazılması veya nakilli faturada ilk sayfanın numarasının kullanılması.
Matrah/KDV uyuşmazlığı
KDV/matrah oranı faturadaki oranlarla açıklanamıyorsa (ör. matrah iskonto sonrası, KDV iskonto öncesi yazılmışsa) satır hatalıdır. Farklı oranlı kalemleri ayrı satırlara bölmek de sık yapılan bir hatadır; belge tek satırda kalmalıdır.
Yanlış dönem
Faturanın tarihini iade dönemine çekmek veya son kolona fatura tarihinin ayını yazmak. Son kolon, belgenin kanuni defterlere kaydedilip indirildiği dönemdir.
KDV beyannamesiyle liste arasındaki uyuşmazlık
Liste toplamı; beyannamedeki yurt içi alımlara ilişkin KDV, sorumlu sıfatıyla beyan edilen KDV ve ithalde ödenen KDV toplamıyla uyumlu olmalıdır. Farkın tipik nedenleri: listeye alınmayan yazar kasa fişleri, 3333333333 ile toplulaştırılan fişlerin eksik girilmesi, 2 No.lu beyannamede ödenmeyen tevkifatın indirime alınması, düzeltme beyannamesi sonrası listenin güncellenmemesi.
Kontrol listesi
ContraCORE bu listede neyi otomatikleştirir?
ContraCORE'un Fatura Analizi modülü, e-fatura XML dosyalarından indirilecek KDV listesini GİB formatında üretir; Karşıt Planlama modülü yükleme öncesi kontrollerde mükerrer satırları, VKN/TCKN hatalarını ve bünyeye giren KDV'nin fatura KDV'sini aştığı satırları gösterir. Liste yine de gönderilmeden önce yukarıdaki kontrollerden geçirilmelidir.
Excel çalışma şablonu
Her satıra bir belge gelecek şekilde hazırlanmış çalışma şablonu. Açıklamalar sayfasında her kolonun nasıl doldurulacağı, Kontrol sayfasında toplamlar ve mükerrer satır sayısı yer alır.
Resmî format değildir; kolon başlıkları GİB İnternet Vergi Dairesi kılavuzundaki alan sırasına göre hazırlanmıştır. Yüklemeden önce İnternet Vergi Dairesi'ndeki güncel örnek dosya ile karşılaştırın. Tüm şablonlar
Kaynaklar
- Katma Değer Vergisi Genel Uygulama Tebliği (konsolide metin) (IV/A3-7.2 İade hakkı doğuran işlemin beyan edildiği döneme ait indirilecek KDV listesi)
- İnternet Vergi Dairesi: KDV İade Taleplerine Ait Listeleri Gönderme Kılavuzu (1.1.1 İndirilecek KDV listesine belge girişi)
- 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu (29. madde (indirim))
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Uygulamada güncel mevzuat ve mükellefin özel durumu dikkate alınmalıdır. İçerikleri nasıl hazırladığımızı editoryal ilkelerimizde anlatıyoruz.